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Le problème : agences indépendantes contre renouvellements estivaux

Pour les agences indépendantes qui gèrent de petites lignes commerciales, la saison des renouvellements est très difficile. Le mois d'août est marqué par les retards liés aux vacances, les goulots d'étranglement dans la collecte des données et la préparation croissante des soumissions. Chaque police ne rapporte qu'une commission modeste, mais nécessite tout de même 6 à 10 heures de travail de la part du personnel pour être renouvelée. (Vertafore, Applied Systems).

Avec des centaines de renouvellements qui s'accumulent, les agences prennent souvent du retard, ce qui entraîne un risque de perte de clientèle, des devis précipités et une perte de revenus. La fidélisation en pâtit également : les entreprises qui ne disposent pas de processus de renouvellement proactifs affichent des taux aussi bas que 75 à 80 %, contre 93 à 95 % pour leurs homologues qui utilisent des technologies (Reagan Consulting, McKinsey).

D'un autre côté, les clients peuvent être difficiles à joindre pendant l'été, ce qui ralentit la collecte des informations nécessaires au renouvellement. Pour aggraver les choses, les comptes commerciaux nécessitent davantage de données, de personnalisation et parfois des marchés à plusieurs niveaux ou des transporteurs spécialisés.

La solution : l'IA pour les renouvellements commerciaux

Un assistant IA conversationnel conçu pour l'assurance commerciale automatise les étapes fastidieuses et répétitives du processus de renouvellement commercial. Il engage les clients dès le début, rassemble les documents, envoie des rappels, trie les soumissions et fournit une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans intervention humaine ni suivi manuel. Voici comment cela fonctionne à l'aide de notre produit, Olivo, à titre d'exemple :

1. Collecte d'informations préalable au renouvellement

Un assistant IA peut contacter de manière proactive les clients commerciaux par e-mail, SMS ou chatbot afin de recueillir des informations. Olivo peut collecter des informations commerciales actualisées telles que le chiffre d'affaires, le nombre d'employés, les nouveaux équipements, etc. Il peut poser des questions préalables à la souscription, par exemple pour savoir s'il y a eu des changements dans les activités ou les expositions aux risques. Enfin, les assistants virtuels IA peuvent rassembler des documents. Même lorsqu'il contacte le client par téléphone, Olivo peut envoyer un SMS contenant un lien pour télécharger des documents financiers, des certificats et d'autres documents importants.

2. Rappels et suivis automatisés

Les assistants virtuels IA peuvent envoyer des rappels polis et opportuns aux clients qui n'ont pas soumis les documents requis. Ces rappels peuvent être déclenchés en fonction des dates de renouvellement des polices et de la réactivité des clients. Par exemple, si un client met généralement deux semaines à répondre à vos e-mails, Olivo peut être programmé pour envoyer des alertes à l'avance.

3. Préqualification et triage instantanés

L'IA peut aider à trier les soumissions commerciales en identifiant les informations manquantes, en signalant les risques qui nécessitent une prise en charge par un spécialiste et en les acheminant vers le courtier ou le partenaire de souscription approprié.

4. Accès client 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

Même lorsque le personnel est en vacances, un assistant virtuel IA peut répondre aux questions des clients concernant les délais de renouvellement. De plus, pendant le processus de renouvellement, les IA intelligentes telles qu'Olivo disposent des connaissances spécialisées qui leur permettent de fournir des conseils sur les documents requis. Enfin, les clients peuvent prendre rendez-vous avec leur courtier lorsqu'ils en ont besoin grâce à diverses intégrations de calendrier, ce qui réduit encore davantage les allers-retours.

5. Intégration back-office

En matière d'intégrations, les assistants IA modernes peuvent être intégrés à des plateformes CRM telles que Salesforce ou Applied Epic, ainsi qu'à des systèmes de gestion documentaire, des messageries électroniques et des outils de planification.

Exemple de flux de travail pour les renouvellements commerciaux basés sur l'IA

Étape 1 : L'IA analyse le CRM à la recherche des polices dont le renouvellement est prévu dans 90 à 120 jours.

Étape 2 : Envoie des e-mails personnalisés demandant aux clients de mettre à jour leurs informations
Étape 3 : Rassemble les documents, signale les problèmes et achemine les soumissions complètes
Étape 4 : Définit des rappels ou des liens de réunion pour les courtiers
Étape 5 : tient les clients informés et impliqués sans suivi humain

Les avantages pour les agences indépendantes

  • 1
    Soumissions plus rapides : l'IA recueille des informations commerciales, financières et des données sur les risques par e-mail, SMS ou chatbot, plusieurs semaines avant le retour des employés de leurs vacances.
  • 2
    Plus besoin de relancer : des rappels intelligents permettent de maintenir l'engagement des clients et de faire avancer les dossiers, automatiquement.
  • 3
    Meilleure fidélisation : une communication opportune, des soumissions plus claires et un service proactif réduisent le risque de lassitude ou de perte de clients.
  • 4
    Plus de temps pour établir des devis : grâce à l'automatisation de la saisie des données, les producteurs peuvent se concentrer sur le conseil aux clients et la recherche des meilleures options sur le marché.
  • 5
    Opérations allégées : les agences réduisent les heures de travail manuel, ce qui est essentiel lorsque la commission politique ne justifie pas un investissement important en main-d'œuvre.

Le bilan pour les agences indépendantes

L'IA conversationnelle aide les agences à faire plus avec moins, ce qui est indispensable dans les petites entreprises commerciales où les marges sont faibles, mais où les attentes en matière de service restent élevées.

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À propos de Koïos Intelligence

Fondée en 2017, Koïos Intelligence a pour mission de doter le secteur de l'assurance et de la finance de systèmes intelligents et personnalisés de nouvelle génération, s'appuyant sur l'intelligence artificielle, les statistiques et la recherche opérationnelle. En combinant les connaissances de nos experts de premier plan en assurance, finance et intelligence artificielle, Koïos développe de nouvelles technologies qui redéfinissent les interactions entre les assureurs, les courtiers et les clients.