Le problème : les agences indépendantes face aux renouvellements
Pour les agences indépendantes qui gèrent des lignes commerciales de petite taille, les cycles de renouvellement sont particulièrement éprouvants. Plutôt qu’une seule « haute saison », ces agences font face à des périodes de surcharge qui reviennent périodiquement, selon les programmes en place et la saisonnalité de certains produits.
Pendant les pics d’activité, les retards du côté des clients, la collecte d’informations et la préparation des soumissions provoquent des goulots d’étranglement. Chaque police peut rapporter une commission modeste, mais demande tout de même entre 6 et 10 heures de travail au personnel pour être renouvelée (source : Vertafore, Applied Systems).
Avec l’accumulation des renouvellements, les agences peuvent rapidement prendre du retard — ce qui met en péril la fidélisation des clients, mène à des soumissions bâclées et à une perte de revenus. Les taux de rétention en souffrent : les firmes sans processus proactifs de renouvellement enregistrent des taux de rétention aussi bas que 75 à 80 %, comparativement à 93 à 95 % pour celles qui utilisent des outils technologiques (source : Reagan Consulting, McKinsey).
De plus, les clients sont souvent lents à répondre, ce qui ralentit l’obtention des informations requises. Et pour empirer les choses, les comptes commerciaux exigent plus de données, une personnalisation poussée, voire des marchés segmentés ou des assureurs spécialisés.
Pourquoi ces embouteillages reviennent sans cesse
Les surcharges de renouvellement ne suivent pas un calendrier unique — elles surviennent par vagues, selon les programmes en cours et les types d’assurance concernés. Par exemple :
- Les avantages sociaux se renouvellent souvent en janvier ou à la mi-année.
- Les assurances de biens commerciaux connaissent un pic en période de feux de forêt ou de tempêtes.
- Les programmes spécialisés suivent leur propre calendrier de souscription.
Résultat : les agences jonglent avec plusieurs périodes de stress, avec des échéances échelonnées tout au long de l’année.
Un deuxième défi en découle : l’imprévisibilité. Les renouvellements qui se chevauchent, les retards des clients et les risques saisonniers se croisent souvent sans préavis. Le personnel doit alors se démener pour suivre le rythme. Cette irrégularité rend l’allocation des ressources difficile et la standardisation des processus pratiquement impossible sans technologie.
Les agences qui ne se modernisent pas prennent un autre risque : se faire dépasser par des concurrents qui utilisent déjà l’IA et l’automatisation. Avec la diversification des programmes et l’évolution des risques, ces périodes de surcharge ne disparaissent pas — elles s’intensifient. Les agences qui adoptent l’IA maintenant seront mieux positionnées pour évoluer, conserver leurs clients et préserver le bien-être de leurs équipes.
POURQUOI C'EST IMPORTANT
Même une baisse de 5 % du taux de rétention peut avoir un impact cumulé sur les revenus sur 2 à 3 ans, particulièrement en assurance commerciale, où la valeur moyenne des comptes est élevée et les coûts d'acquisition importants.
La solution : l'IA pour les renouvellements commerciaux
Un assistant IA conversationnel conçu pour l'assurance commerciale automatise les étapes fastidieuses et répétitives du processus de renouvellement commercial. Il engage les clients dès le début, rassemble les documents, envoie des rappels, trie les soumissions et fournit une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans intervention humaine ni suivi manuel. Voici comment cela fonctionne à l'aide de notre produit, Olivo, à titre d'exemple :
1. Collecte d'informations préalable au renouvellement
L’assistant IA peut contacter les clients commerciaux par courriel, SMS ou assistant virtuel IA pour collecter les renseignements requis. Olivo peut recueillir les mises à jour concernant le chiffre d’affaires, le nombre d’employés, l’ajout d’équipement, etc. Il peut aussi poser des questions de pré-souscription (changements dans les opérations, expositions aux risques, etc.). L’assistant peut également collecter les documents nécessaires, et même lors d’un appel, envoyer un lien par SMS pour que le client téléverse ses états financiers, certificats, etc.
2. Rappels et suivis automatisés
Les assistants virtuels IA peuvent envoyer des rappels polis et opportuns aux clients qui n'ont pas soumis les documents requis. Ces rappels peuvent être déclenchés en fonction des dates de renouvellement des polices et de la réactivité des clients. Par exemple, si un client met généralement deux semaines à répondre à vos e-mails, Olivo peut être programmé pour envoyer des alertes à l'avance.
3. Préqualification et triage instantanés
L'IA peut aider à trier les soumissions commerciales en identifiant les informations manquantes, en signalant les risques qui nécessitent une prise en charge par un spécialiste et en les acheminant vers le courtier ou le partenaire de souscription approprié.
4. Accès client 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
With staff stretched thin, an AI virtual assistant can still answer client questions about renewal timelines. Additionally, during the renewal process, intelligent AI like Olivo have the specialized knowledge which allows them to provide guidance on required documents. Finally, clients can book meetings with their broker when needed using various calendar integrations, further reducing back-and-forth.
5. Intégration back-office
En parlant d'intégrations, les assistants IA modernes peuvent être intégrés dans CRM platforms (e.g., Salesforce or Applied Epic), document management systems, email, and scheduling tools.
Exemple de flux de travail pour les renouvellements commerciaux basés sur l'IA
Étape 1 : L'IA analyse le CRM à la recherche des polices dont le renouvellement est prévu dans 90 à 120 jours.
Étape 2 : Envoie des e-mails personnalisés demandant aux clients de mettre à jour leurs informations
Étape 3 : Rassemble les documents, signale les problèmes et achemine les soumissions complètes
Étape 4 : Définit des rappels ou des liens de réunion pour les courtiers
Étape 5 : tient les clients informés et impliqués sans suivi humain
Les avantages pour les agences indépendantes
- 1
Faster Submissions: AI collects business info, financials, and risk data via email, SMS, or AI virtual assistant, weeks before deadlines hit.
- 2Plus besoin de relancer : des rappels intelligents permettent de maintenir l'engagement des clients et de faire avancer les dossiers, automatiquement.
- 3Meilleure fidélisation : une communication opportune, des soumissions plus claires et un service proactif réduisent le risque de lassitude ou de perte de clients.
- 4Plus de temps pour établir des devis : grâce à l'automatisation de la saisie des données, les producteurs peuvent se concentrer sur le conseil aux clients et la recherche des meilleures options sur le marché.
- 5Opérations allégées : les agences réduisent les heures de travail manuel, ce qui est essentiel lorsque la commission politique ne justifie pas un investissement important en main-d'œuvre.
Le bilan pour les agences indépendantes
L'IA conversationnelle aide les agences à faire plus avec moins, une nécessité pour les petites entreprises commerciales où les marges sont minces, mais où les attentes en matière de service restent élevées.
À propos de Koïos Intelligence
Fondée en 2017, Koïos Intelligence a pour mission de doter le secteur de l'assurance et de la finance de systèmes intelligents et personnalisés de nouvelle génération, s'appuyant sur l'intelligence artificielle, les statistiques et la recherche opérationnelle. En combinant les connaissances de nos experts de premier plan en assurance, finance et intelligence artificielle, Koïos développe de nouvelles technologies qui redéfinissent les interactions entre les assureurs, les courtiers et les clients.